Als Schweizer Vertretung in der europäischen und internationalen Normung setzen wir uns für den nachhaltigen Nutzen von Wirtschaft und Gesellschaft ein. Dabei verbinden wir Normungsexpertinnen und -experten, Unternehmen sowie Anwenderinnen und Anwender. Diese Brückenfunktion prägt nicht nur unser Handeln, sondern auch unsere Kultur und Zusammenarbeit.

Executive Assistant to the CEO (60 - 80 %)

Du denkst voraus, behältst den Überblick und bringst Dinge ins Rollen. Als Executive Assistant in der Stabsstelle des CEO arbeitest du direkt mit ihm, der Geschäftsleitung und den Abteilungsleitenden zusammen und bist eine wichtige Drehscheibe innerhalb der Organisation. Du koordinierst vielfältige Themen, bereitest Informationen auf und sorgst dafür, dass Entscheidungen konsequent weiterverfolgt und umgesetzt werden. Du denkst mit, packst operativ an und behältst auch bei unterschiedlichen Prioritäten, Fristen und Themen den Überblick.

Deine Aufgaben

Du unterstützt den CEO im operativen Managementalltag, koordinierst Themen, Termine und Pendenzen und sorgst für eine konsequente Nachverfolgung und Umsetzung von Entscheidungen.
Du sammelst und strukturierst relevante Informationen und Unterlagen und bereitest diese prägnant und adressatengerecht auf.
Du verantwortest das organisatorische und administrative Gremienmanagement in enger Zusammenarbeit mit dem CEO. Dazu gehören die Vorbereitung und Koordination von Vorstands- und Ausschusssitzungen, die Aufbereitung der Sitzungsunterlagen, die Protokollführung sowie die Nachverfolgung von Beschlüssen, Pendenzen und Fristen.
Du koordinierst das Vertragsmanagement sowie die Administration der Vorstandsvergütungen und sorgst für einen strukturierten und verlässlichen Informationsfluss.
Du unterstützt bei HR- und Organisationsthemen, übernimmst eigenständig Koordinations- und Umsetzungsaufgaben und wirkst bei der Vorbereitung und Organisation von Informationsveranstaltungen für die gesamte Belegschaft mit.

Dein Profil

Du verfügst über Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion, beispielsweise als Executive Assistant, Assistenz der Geschäftsleitung, Stabsmitarbeiter:in oder in einer anspruchsvollen koordinierenden Funktion.
Du arbeitest selbstständig, strukturiert und vorausschauend, setzt Prioritäten sicher und behältst auch bei mehreren parallellaufenden Themen den Überblick.
Du erfasst komplexe Sachverhalte rasch, erkennst das Wesentliche und bereitest Informationen prägnant und adressatengerecht auf.
Du kommunizierst stilsicher auf Deutsch und Englisch oder Französisch. Weitere Fremdsprachen sind von Vorteil.
Du bist diskret, zuverlässig und lösungsorientiert. Du denkst unternehmerisch mit, stellst die richtigen Fragen, packst operativ an und bringst Themen eigenständig voran.
Du bist versiert im Umgang mit Microsoft 365 und digitalen Arbeitsmitteln und gehst neue Tools und Anwendungen offen und sicher an.

Wir bieten dir

Nähe zur Geschäftsleitung ist unsere Norm.

Als direkt dem CEO unterstellte Stabsstelle arbeitest du eng mit ihm zusammen und erhältst Einblick in vielfältige unternehmerische Themen. Du übernimmst Verantwortung für deren Koordination und sorgst dafür, dass aus Entscheidungen konkrete nächste Schritte werden.

Vertrauen und Eigenverantwortung sind unsere Norm.

Wir setzen auf kurze Entscheidungswege, selbstständiges Arbeiten und Gestaltungsspielraum. Deine Ideen sind gefragt und du hast den Freiraum, Themen proaktiv voranzubringen.

Attraktive Arbeitsbedingungen sind unsere Norm.

Wir bieten dir eine 40-Stunden-Woche, flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Möglichkeiten sowie freie Brückentage. Für uns zählen Vertrauen, Eigenverantwortung und Ergebnisse.

Erstklassige Sozialleistungen sind unsere Norm.

Neben einer fairen Entlöhnung übernehmen wir die vollen Kosten der Krankentaggeld- sowie der Nichtbetriebsunfallversicherung. Zudem profitierst du von einer ausgezeichneten Pensionskasse mit individuellen Wahlmöglichkeiten.

Wir freuen uns auf deine Online-Bewerbung.

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